Att hitta nya sätt att effektivisera och arbeta smartare inom offentlig sektor är viktigt. Det är inte bara kostnader och resurser som sparas, utan medborgarna kan också få en allt bättre service. Ett inspirerande exempel hittar vi i England, där IBM är del av ett stort projekt i sydvästra England.

Stigande kostnader, lågkonjunktur, omodern infrastruktur och ett intryck av att servicen försämrades fick några offentliga verksamheter i sydvästra Storbritannien att hitta ett innovativt samarbete. Samarbetet går under benämningen Southwest One. Här delar kommunen Taunton Deane, landstinget i Somerset och polisen i Avon och Somerset på ett antal stödfunktioner, som IT-stöd, personal- och ekonomifunktioner samt inköpsservice. Det innovativa samarbetet har inte bara minskat kostnaderna utan också bidragit till att verksamheten har kunnat samla och behålla mycket kompetens och erfarenheter. Samarbetet har resulterat i mindre byråkrati och bättre service till medborgarna till en lägre kostnad.

Totalt sett omfattar projektet 1400 anställda och 600 000 medborgare. IBM har bidragit till att minska byråkratin, gjort flera arbetsprocesser elektroniska och minskat pappersarbetet. Dessutom har den gemensamma administrationen gjort det lättare att dela information mellan sig, vilket ytterligare effektiviserat arbetet. Totalt beräknar förvaltningarna att de sparar motsvarande 4,5 miljarder kronor under en tioårsperiod.

Detta projekt visar att ett samarbete över verksamhetsgränserna verkligen kan bära frukt. Enskilt skulle ingen av de inblandade kunna hantera ett så stort projekt som de nu har kunnat tillsammans.

Systemet är skalbart och flexibilitet och skulle i princip kunna användas av alla offentliga verksamheter och det finns mycket lärdom att hämta från detta projekt.

Exempel, barn i skola eller förskola: En anmälan av sjukfrånvaro görs via e-tjänst till skolan eller förskolan. Eventuell specialmat avbeställs från enhetens skolkök automatiskt. Då ansvarig lärare genomför närvarokontroll så är eleven redan markerad som frånvarande. Läraren signerar närvarolistan och då initieras registrering hos Försäkringskassan som föräldern sedan signerar för att få ut ersättning från Försäkringskassan.

Men det krävs också krafttag från politiskt håll. Politikerna måste se till att de rätta förutsättningarna för att avlägsna hinder, uppmuntra innovation och guida till hållbara lösningar, finns på plats. Fungerande, smarta, integrerade system kan på så sätt bli tillgångar snarare än skulder.

I allt större utsträckning används idag sömlösa system, så kallade molntjänster, där utgångspunkten är individens behov och efterfrågan och där samtliga myndigheter kan ingå. IBM konstaterar att e-delegationen inte berör frågan om att utveckla e-tjänsterna genom molnlösningar i betänkandet. Det  är synd.

En fråga som politiker och offentliga tjänstemän ständigt bör ställa sig är vad som egentligen är kommunernas och myndigheternas kärnverksamhet? Idag är grundkostnaderna onödigt höga på många områden. Även om vi är positiva till grundtankarna i e-delegationens förslag är vi oroade för att myndigheter och statliga organ kommer att låsa fast sig vid gammalmodiga system. När departementet nu ska hantera e-delegationens förslag är det därför av yttersta vikt att de ser bortom den nuvarande myndighetsstrukturen och hittar lösningar som både uppfyller de krav som medborgare och företag ställer och samtidigt sparar skattekronor.

Läs hela vårt yttrande här!

Vad allt fler verkar tycka är att stater och myndigheter på alla nivåer ska gå från att erbjuda medborgare och företag en tjänst, till att snarare erbjuda en infrastruktur där olika aktörer kan bygga och erbjuda tjänster. Det förutsätter dels att man använder sig av öppna standarder för att möjliggöra att olika system går att koppla ihop med varandra, men det kräver även ett annat förhållningssätt till information, att myndigheterna öppnar upp sig helt enkelt.

På konferensen stod det även klart att medborgaren måste sättas i centrum. Vi är alla medvetna om att information lagras om oss i många system och att myndigheter erbjuder oss ett stort antal tjänster. Några av de mest intressanta bidragen i årets e-governmnet awards var olika typer av lösningar där medborgaren på ett enkelt sätt kunde komma åt informationen om sig själv, samt utföra och beställa olika tjänster.

Men e-förvaltning förutsätter också engagemang från medborgarna. För att lyckas få till stånd detta måste barriärerna sänkas och fler uppmuntras att delta på olika sätt. Här handlar det inte bara om verktyg och infrastruktur, utan om kultur, förväntningar och inte minst om lagstiftning och semantik. IBM har vid flera tillfällen anordnat JAMs (kan liknas vid en jättechatt). Varför inte samla alla Européer på nätet i en engerande JAM?

En trend som var omöjlig att missa på konferensen var att sociala medier blivit en del av upplägget. Konferensens värd, kommun- och finansmarknadsminister Mats Odell, uppmanade konferensdeltagarna att dela med sig av det som hände på konferensen via olika social medier som Twitter, bloggar och bilddelningssiter. Är du själv nyfiken? Sök på taggen #egov2009.

Mats Odell uppmuntrade även oss som var där att bygga digitala broar mellan länder, medborgare och politiska institutioner. Han såg staden Malmö, och den utveckling från industristad till blomstrade innovationscenter som bron över Öresund inneburit, som ett exempel på vad en bro kan åstadkomma. Jag ser fram emot nya framgångsrika digitala broar, och jag hoppas att IBM får förtroendet att vara med och bygga dem.

Vilka digitala broar ser du fram emot?

På onsdagskvällen antog ministrar från EU:s medlemsstater en deklaration om eGovernment (pdf). Deklarationen innehåller en gemensam vision och gemensamma prioriteringar gällande hur de 34 länder som står bakom deklarationen avser att använda e-förvaltning för att stärka medborgare och företag, förstärka rörligheten på den inre marknaden samt möjliggöra för en effektiv och miljömässig offentlig förvaltning i Europa.

Vi IBMare som är på plats här i Malmö tar nu möjligheten att spana på trender inom e-förvaltning och ta del av goda exempel från hela Europa. Vi kunde även glädja oss åt att våra kollegor på IBM i Tyskland låg bakom en av de lösningar som vann det prestigefulla e-government awards i kategorin e-förvaltning som stöttar den enade marknaden.

Inom IT-området är standarder också mycket viktiga, även om det är en bra bit kvar till belysningsbranschen. Utan ett överenskommet sätt att göra saker på skulle elektronisk information inte kunna utbytas på ett bra sätt.

Sverige har en stor it-mognad, en stor it-relaterade industri och en tradition av att snabbt ta till sig ny teknik. Därför borde Sverige idag vara ett IT-föregångsland. Men, idag finns ingen strategi för användning av digitala dokumentformat. Vi på IBM välkomnar givetvis att frågan behandlas i e-delegationens betänkande. Tyvärr tyder dock formuleringar och innehåll på en tvehågsenhet och en skynda långsamt-mentalitet.  E-delegationens betänkande slår fast att öppna standarder visserligen ska vara förstahandsval vid utveckling, men sätter startdatumet för detta först till år 2012. Det som i praktiken genomförs 2012 är inte ett krav på öppna standarder utan enbart rekommendationer. Detta är högst uppseendeväckande.

Det här handlar inte om någon motsättning mot stora kommersiella programvaruleverantörer, utan snarare om hur vi ska utbyta, behandla och bevara dokument i ett större perspektiv. E-delegationen har nu en möjlighet att tydligt och klart slå fast vilka regler som ska gälla. Denna metod har varit lyckosam i andra länder, där utvecklingen drivits mycket snabbare än i Sverige. Vi på IBM anser att e-delegationens ambitioner är vällovliga men att delegationen bör tidigarelägga sitt startdatum för öppna standarder. Öppna standarder kan och bör vara förstahandsval tidigare än om tre år!

I Sverige har vi tagit för vana att betala räkningar, handla julklappar och boka biljetter snabbt och enkelt på nätet. Egentligen finns det inget som hindrar att vi också ska kunna rösta, få tillgång till våra patientjournaler och ansöka om bygglov via nätet. Genom att i ännu större utsträckning utnyttja teknik och lösningar som finns tillgängliga redan idag kan vi få en offentlig sektor som ger bättre service till medborgarna, snabbare handläggningstider och mer resurser över till områden som vård, skola och omsorg.

Detta måste också vara ambitionen i e-delegationens betänkande, som publicerades för en tid sedan. Betänkandet är i mångt och mycket handfast och konkret. Förslagen syftar till att myndigheter ska kunna fokusera mer på sin kärnverksamhet och bli mindre personalberoende för utförande av tjänster till medborgarna. De administrativa stödtjänsterna bör också utvecklas kontinuerligt och få högre kvalitet.

Gott så, men jag tycker att det är otroligt viktigt att inte glömma den innovativa utvecklingen. Det handlar inte bara om effektivare förvaltning. Visioner måste hållas levande och en strävan efter nyskapande och innovation måste finnas som en röd tråd i detta arbete. I grunden handlar det om att förenkla vardagen för den lilla människan och att hantera skattebetalarnas medel varsamt och ansvarsfullt. Detta kan åstadkommas genom att tekniken stödjer de politiska idéerna och visionerna – där de inom IT-området gärna får vara både djärva och vågade!

Resultaten visar att det finns stora besparingar att göra inom det offentliga både ekonomiskt och miljömässigt. Det finns också enkla åtgärder att vidta, som gör att kommunerna kan spara 700 miljoner bara det första året – utan nyinvesteringar. Det finns redan idag ett antal åtgärder som framsynta kommuner genomfört, och som andra kommuner skulle kunna dra lärdom av. Några exempel på sådana åtgärder är:

• Att skicka e-post till politikerna inför sammanträden kan spara 90 miljoner kronor bara i portokostnader
• Genom bättre reseplanering kan kommunerna spara 250 miljoner

Den största besparingspotentialen finns i kommunernas kärnverksamheter. Totalt handlar det om 4 miljarder kronor per år som kommunerna kan spara genom att integrera IT mer i olika verksamhetsprocesser. Ett annat exempel på effektivitetsvinster är PRIOS-projektet, med deltagare från 8 kommuner som alla använder sig av webb-möten med en klient och en webb-kamera på varje projektdeltagares dator. Totalt innebär det för projektet, att tekniken används fullt ut på rätt sätt, och minskar koldioxidutsläppen med över 5 ton och cirka 900 arbetstimmar restid.

För att komma åt den fulla besparingspotentialen krävs att kommunledning och politiker ser till de möjligheter som finns och försöker stödja de initiativ som redan tagits i många kommuner. I de flesta fall kan effektiviseringen också leda till förbättrad service mot medborgarna. Exempelvis kan anhörigstöd över internet både spara pengar och förbättra stöd och motverka isolering för de personer som stödjer anhöriga i hemmet.